Mistä tietää, että loma on tehnyt tehtävänsä? Ainakin siitä, että levänneet aivot tuottavat uusia ideoita. Kun ei ole kiinni päivittäisessä sälässä, omaa työtään pystyy katsomaan vähän kuin ulkopuolelta.
Edellisen kesäloman jälkeen tein johtamisen huoneentaulun. Tällä kertaa syntyi ajatuksia työskentelytapojen petraamisesta. En ehkä kutsuisi näitä uudenvuodenlupauksiksi, vaan enemmänkin tavoitteiksi.
1. Hoida heti nopeat hommat
Monet pienet tehtävät on helpompi hoitaa heti, vaikka ne eivät olisikaan kiireellisiä. Näin ne eivät kuormita muistia, eikä työpöytä täyty muistilapuista. Sähköpostitulvan en kuitenkaan edelleenkään anna aikatauluttaa työpäiviäni. Johtajana yksi tavoitteeni on, että omat aikatauluni eivät saa hidastaa muiden töiden etenemistä. Pyrin siis kiireen keskelläkin tekemään tarvittavat päätökset ja hoitamaan asiat, jotka edistävät työntekijöiden työtä.
2. Ei palavereita pötkössä
Päivät täyttyvät kokouksista ja tapaamisista. Näiden sovittujen palavereiden väliin yritän jatkossa jättää aikaa, jolloin edistän sovittuja asioita. Kokouksen luonteesta riippuen joitakin asioita voi tehdä jo kokouksen kuluessakin. Liian usein nimittäin käy niin, että kokouksessa syntyy hyviä oivalluksia ja päätöksiä, mutta niihin palataan seuraavan kerran vasta seuraavassa kokouksessa.
3. Listaa ajattelua vaativat asiat
Työpäivät kuluvat usein pikkuasioiden hoitamiseen, eikä johtamisen huoneentaulussakin mainituille isoille linjoille jää aikaa. Suunnittelua ja kirjoittamista vaativat kokonaisuudetkin jäävät monesti jalkoihin ja ne tulee tehtyä vasta kun on pakko. Yksinkertaisinta olisi kalenteroida ajatteluajat. Työskentelytapani on kuitenkin melko spontaani ja luovuuskohtaukset tulevat kun tulevat. Siksi ylläpidän listaa aiheista, joista valitsen yhden, kun sopiva hetki koittaa. Sen sijaan kaikkien asioiden listaamiseen yhdelle todo-listalle en usko, minulla se ainakaan toimi.
4. Ydinasiat ja uudet ajatukset muistiin
Tiedätkö tunteen, joka iskee, kun on istunut koko päivän koulutuksessa ja joku pyytää tiivistämään tärkeimmän opin? Ja kun ei pysty sanomaan yhtään mitään. Työssäni saan olla tekemisissä mielenkiintoisten asioiden ja fiksujen ihmisten kanssa. Koko ajan ei voi kaikkea yrittää oppia tai painaa mieleen. Mutta nyt otan tavaksi kirjata muistiin kaikkein tärkeimmät opit ja pohdituttamaan jääneet ajatukset sekä viisaimmat sitaatit. Ihan vain lauseen tai pari. Ja ennen kaikkea palaan niihin myöhemmin.
5. Siirtymät hyödyksi
Elämä ei ole pelkkää työtä. Olen jo ajat sitten ryhtynyt kirjaamaan kalenteriin seuraavan viikon liikunnat – muuten kuntoilulle ei jäisi aikaa epäsäännöllisessä ruuhkavuosielämässä. Nyt lisään rutiineihin siirtymien tehokkaamman hyödyntämisen liikkumiseen (kävely, portaat!) ja englannin opiskeluun (WordDive bussimatkoilla, The Guardian`s Audio Long Reads ja muut podcastit kävellessä) sekä tavoitteelliseen somen käyttöön.
Bonus
Sitten on vielä yksi tärkeä asia, joka helposti unohtuu, mutta josta onneksi nykyään puhutaan paljon. Ja sama asia auttaa myös siihen, ettei tällaisia työtapojen tuunausideoita tai suurten linjojen pohtimista tapahdu vain pitkien lomien jälkeen. Kyseessä on tietysti palautuminen. Tänä vuonna kalenteroin työn, opiskelun ja liikunnan sekä muiden harrastusten lisäksi myös riittävästi aikaa levolle ja palautumiselle.
Muutama artikkeli levosta ja palautumisesta:
Työterveyslaitos: Palautuminen on tärkeä osa elämäntapamuutosta
HS: Levosta tulee treenaamisen kuumin trendi
Yle Tiede: Lepo seuraava megatrendi vai elävä tasapaino unen, levon ja aktiivisuuden välillä?
Pelasta maailma 
0 comments on “Viisi tapaa parantaa työtapoja”